 Gastautorin: Marianne Schmid Das E-Mail-Postfach voller automatisierter Benachrichtigungen über neue Bestellanforderungen, Budgetanträge, Urlaubsanträge und Rechnungen, die auf eine Freigabe warten, aber eine Telko nach der anderen oder auf dem Sprung zwischen Terminen und Workshops. Es bleibt kaum Zeit, das Laptop aufzuklappen und in einer Vielzahl von Systemen mit unterschiedlichen Nutzeroberflächen und Freigabeschritten die Anfragen zu prüfen und zu genehmigen. Diese Flut an Genehmigungsanfragen ist Alltag für Manager und Führungskräfte, aber auch für viele Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Bereichen. Zugleich erwarten Prozessverantwortliche und Mitarbeiter eine möglichst kurze Bearbeitungszeit, um beispielsweise Projekte zeitnah zu starten oder Rechnungen innerhalb der Frist zu begleichen.  Abläufe zu vereinfachen ist daher eines der wichtigsten Ziele um administrative Geschäftsprozesse zweckmäßig und wirtschaftlich zu gestalten, Entscheider zu entlasten und Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen. Prozessmanagement und maßnahmen Die Bedeutung des Geschäftsprozessmanagements für den Unternehmenserfolg hat in den vergangenen Jahren weiter zugenommen. Dabei priorisieren Unternehmen der DACH-Region Ziele wie Effizienzsteigerung, Harmonisierung und Automatisierung besonders hoch, um Kosten zu sparen und Gewinne zu maximieren. Angetrieben durch die Anforderungen der Digitalen Transformation rücken zudem die Digitalisierung von Prozessen und die Orientierung am Endkunden verstärkt in den Fokus des Geschäftsprozessmanagements. [1] Mit welchen Maßnahmen diese Ziele erreicht werden können, hängt dabei stark von den Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens, seines digitalen Reifegrads nach innen und außen, sowie den Rahmenbedingungen von Markt und Wettbewerb ab. Eine dieser Maßnahmen, die Unternehmen durch die fortschreitende Verbreitung mobiler Endgeräte zunehmend stärker verfolgen, ist die Mobilisierung von Geschäftsprozessen. Während Unternehmen einerseits versuchen, den Endkunden in seinem „Mobile Moment“ zu erreichen und zu binden, geht es bei der Mobilisierung von administrativen Prozessen vor allem darum, einzelne Arbeitsschritte oder ganze Abläufe zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, Nutzeroberflächen und Informationsübermittlung klarer zu gestalten und Bearbeitungszeiten in den Prozessabläufen zu verkürzen. Im Kontext des obigen Alltagsszenarios bietet eine mobile Lösung den Vorteil, dass Anträge aus verschiedenen Systemen in einer einzelnen App mit einheitlicher Nutzeroberfläche zeit- und ortsunabhängig eingesehen, bearbeitet und genehmigt werden können. Mobilisierung gekonnt umsetzen Für die Umsetzung stehen derzeit verschiedene Technologien von (Progressive) Web-Apps, über Hybrid-Apps bis hin zu nativen Apps der jeweiligen Plattform zur Verfügung. Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Technologie bedingt sich durch die Zielstellung, die fachlichen Anforderungen, die Voraussetzungen der bestehenden Infrastruktur, aber auch durch die Mobile Strategie und Digitale Strategie des Unternehmens. Das gewünschte Ergebnis kann im einfachsten Fall durch eine für Mobile optimierte Weboberfläche oder eine Web-App erreicht werden, die über den Browser des Smartphones oder Tablets aufgerufen wird. Da der Großteil der prozessrelevanten Tools bereits über Web-Anwendungen und entsprechende Schnittstellen verfügt und mit einer Lösung alle gängigen Plattformen und Geräte abgedeckt werden können, scheinen browser-basierte oder hybride Apps in Zeiten von Bring-Your-Own-Device-Ansätzen vordergründig als sinnvolle und kostengünstige Variante. Die Prozessabläufe selbst werden dadurch aber oft nicht vereinfacht oder konsolidiert. Im schlechtesten Fall wird für die meisten Nutzer der Zoo an Desktop-Benutzeroberflächen lediglich durch einen Zoo an Apps ersetzt. Die Konsolidierung und Harmonisierung von Systemen wie auch Prozessen gehört mitunter zu den größten Herausforderungen für Unternehmen. Über viele Jahre gewachsene, teilweise sehr komplexe Systemlandschaften bestehend aus Standardprodukten, Erweiterungen, Sondermodulen und Individuallösungen machen IT-Abteilungen wie Fachbereichen das (digitale) Leben schwer. Hier setzen die Anbieter von Unternehmenssoftware an, deren Produkte weltweit in mittleren und großen Unternehmen eingesetzt werden. So bietet zum Beispiel SAP mit SAP Fiori eine Möglichkeit, SAP-Geschäftsprozesse mobil zu nutzen. Web-basierte Fiori-Apps sind unabhängig vom Betriebssystem, leiden aber auch unter denselben Einschränkungen wie Performance, Offlinefähigkeit und Datenspeicherung. Um hier an den Erwartungen des Marktes nach flexiblen und nutzerfreundlichen mobilen Lösungen zu bleiben, erweitert SAP durch eine Partnerschaft mit Apple das Angebot für die SAP Cloud Platform Mobile Services um das native Fiori SDK für iOS und schafft damit ein Werkzeug, um SAP-Geschäftsprozesse in leistungsfähigen nativen iOS-Apps abzubilden. [2] Dadurch gewinnt die Plattform nicht nur ein nutzerzentriertes UX- und UI-Konzept, sondern auch erweiterte Funktionalitäten aus dem nativen App-Baukasten, die das Potential bergen, Apps für Endkunden zu realisieren. Dank zusätzlicher Lizenzmodelle können Endkunden direkt in die Abläufe der eigenen Kerngeschäftsprozesse integriert oder gar komplett neue Geschäftsmodelle entwickelt werden. [3] "Trotz dieser Vorteile und der großen weltweiten Verbreitung von ERP-Software, adressieren die recht ähnlich gelagerten Angebote der großen Anbieter in vielen Fällen weiterhin nur einen Teil der für heutige Unternehmen relevanten Anwendungsfälle." Zwar bietet u.a. SAP dedizierte Produkte, um auch vorherige Versionen ihrer Software und andere Module an ihre Cloud Plattform anzubinden. Der Großteil der SAP-Kunden wird aber in den kommenden Jahren das eigene Kerngeschäft weiterhin mit älteren SAP-Systemversionen ohne Cloud-Anbindung bestreiten und gleichzeitig den Erfordernissen der Digitalen Transformation gerecht werden müssen. Zudem besteht kaum eine IT-Infrastruktur aus Systemen und Anwendungen eines einzelnen Herstellers. An diesem Punkt schaffen schlanke und nachhaltig geplante Individuallösungen die Möglichkeit, die verschiedenen Welten zu vereinen. Je nach Anwendungsfall können Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen über eine leichtgewichtige Middleware direkt übertragen, orchestriert oder um weitere Informationen ergänzt werden, bevor sie einer zentralen App in einheitlicher Form zur Verfügung gestellt werden. Die fachliche Bündelung über Systemgrenzen hinweg, zusammen mit der Bereitstellung von angereicherten oder reduzierten Inhalten, ermöglichen eine Vereinfachung der Prozessabläufe ohne Einbußen bei der Prozesskonformität. Nutzer können über Push-Notifications, Badge-Anzeigen oder intern genutzte Messenger-Dienste wie Threema Work benachrichtigt werden. Sogar Kalendereinträge für Besprechungstermine lassen sich automatisch verschicken.
Dank der Eigenständigkeit der Individuallösung können Apps für alle gängigen Plattformen angeboten werden. Gerade in Hinblick auf den Bring-Your-Own-Device-Ansatz, den auch größeren Unternehmen zunehmend verfolgen, ist eine Bereitstellung von Angeboten für die beiden gebräuchlichsten Betriebssysteme Android und iOS sinnvoll, schaut man in Richtung der wertschöpfenden Kerngeschäftsprozesse und Endkunden, ist die hochwertige native Umsetzung auf beiden Plattformen häufig sogar unerlässlich. Durch die Digitale Transformation und die damit einhergehenden veränderten Kundenerwartungen an eine überzeugende User Experience und die ständige Verfügbarkeit von Informationen, Produkten und Dienstleistungen, ist der Kontakt zu den Kunden über die mobilen Touchpoints ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg in der digitalisierten Welt. [4] Gastautorin Marianne Schmid
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