Reisemanagement via Business app - Vom Reiseantrag bis zur reiseabrechnung alles auf einen blick

Autorinnen: Carolin Krause, Annemarie Pannoscha
Egal ob Individualentwicklung, Drittanbieter, oder Baukastenlösung: Business Apps sind eine Investition in die Digitalisierung. Damit sich diese lohnt, ist die tatsächliche Nutzung innerhalb von Unternehmen das Wichtigste. Dafür stellen wir Ihnen fünf Erfolgsfaktoren vor. Als Beispiel dient unser Best Case: die Einführung einer Business App für das Reisemanagement.

Erfolgsfaktor 1:
Einfach zuhören

Business Apps entwickelt man für die Anforderungen innerhalb des Unternehmens und seine Mitarbeiter. Egal ob als Umfrage, Meeting Ergebnis oder Vorschlag von Fachabteilungen: Hören Sie zu und ermitteln Sie den Bedarf für digitale Applikationen. Welche konkreten Anwendungsfälle lassen sich mit einer Business Apps ableiten und schnell umsetzten? Die Auswahl sollte zudem nach dem Mehrwert der Anwendung erfolgen, wie z.B. der Zeitersparnis.
Unser Best Case: Mit dem Blick in Richtung Enterprise Mobility führte die T-Systems Multimedia Solutions GmbH im Januar 2018, als Reaktion auf die direkte Mitarbeiternachfrage, eine Business App für das Reisemanagement ein. Innerhalb des Konzerns wurde im Anschluss nach ersten Ideen und Erfahrungen diesbezüglich gefragt.

Erfolgsfaktor 2:
Auswahl der richtigen Lösung

Gemeinsam mit den Mitarbeitern und Fachexperten definieren Sie die Anforderungen, oder prüfen mit den Projektverantwortlichen die verschiedenen Möglichkeiten. Definieren Sie klar, was Ihnen neben den „Must-Haves“ besonders wichtig ist: Umsetzungszeiten, Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Kosten…
Unser Best Case: Die Lösung sollte u.a. die Funktionen Reiseantrag, Buchung, Abrechnung von Dienstreisen und Mitarbeiterauslagen sowie das Digitalisieren von Belegen erfüllen.  In die enge Auswahl kam dabei eine Cloudlösung von SAP Concur. Die zuvor in einer anderen Legal Einheit des Konzerns gesammelten Erfahrungen mit SAP Lösungen, sprachen bei der Evaluation der verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten für diese Option. Zusätzlich gewährleistet der Anbieter alle essentiellen Funktionen nicht nur als Desktopversion, sondern auch mobil aus einer Hand. Vor allem die Mobilität galt als eine wichtige Anforderung, die erfüllt werden sollte, denn eine große Anzahl der Angestellten arbeitet regelmäßig mobil außer Haus.
Mit der App wollte man ermöglichen, dass Reiseanträge mobil gestellt und Reisemittel direkt unterwegs gebucht werden können sowie, dass alle über SAP Concur gebuchten Reisemittel in einer Übersicht vorliegen. Darüber hinaus sollte es bereits während der Reise möglich sein, angefallene Belege via integrierter ExpenseIT App (Foto und Texterkennung) zu fotografieren und auszulesen. Ziel war es folglich, die gesamten Schritte des Abrechnungsprozesses auch mobil zur Verfügung zu stellen.

Erfolgsfaktor 3:
Pilotgruppen und Verbesserungen

Beginnen Sie im Kleinen und lernen Sie daraus. Vor einem aufwendigen unternehmensweiten Roll-Out empfiehlt es sich mit Pilotgruppen zu beginnen. Hierbei können letzte Fehler behoben werden. Durch das generierte Wissen wird der anstehende Changeprozess optimal vorbereitet.
Unser Best Case: Bereits im August 2017 startete die Pilotierungsphase, in der einige ausgewählte Personen die Reisemanagement App nutzen und auf die Probe stellen konnten. Mit den dadurch erhalten Anregungen wurde die verbesserte Version Anfang 2018 schließlich für alle Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.
Das Projektteam konzentrierte sich bei der Change Begleitung zu Beginn primär auf Erklärungen zur Desktopversion des Tools. Die App galt vorerst als Ergänzung zum Beispiel für das schnelle Digitalisieren (inklusive der Texterkennung) der Belege. Den Mitgliedern des Projektteams war auch von Beginn an klar, dass der Mehrwert der App erst Stück für Stück durch das Probieren der Nutzer ankommt. Gerade deshalb sind für die Zukunft weitere Maßnahmen (wie Best Practice Austausche) geplant, welche die Vorteile der App in die gesamte Belegschaft tragen sollen.

Erfolgsfaktor 4:
„Hier bin ich!“ – Die Richtige Kommunikation

Wenn eine Business App Standardprozesse ersetzten soll, die bisher manuell oder über alte Systeme abliefen, sollte zeitnah die Adaption der neuen Technologie erfolgen.  Ansonsten müssen unnötig lange Zeit zwei Systeme gepflegt und die Daten entsprechend integriert werden. Machen Sie sich deshalb einen genauen Plan, wie Sie Mitarbeiter informieren, motivieren und enablen um Ihre neue Business App zu nutzen.
Unser Best Case: Die speziell für den Launch erstellte interne Kommunikationskampagne sah die Nutzung verschiedenster Kommunikationskanäle vor. Schließlich sollte sichergestellt werden, dass das Tool gut ankommt, verstanden und genutzt wird. Einerseits wurde die Lösung in den Gremien des Managements vorgestellt und Führungskräfte informiert, damit diese wiederum ihre Kollegen benachrichtigen. Andererseits gehörten Schulungen, direkte Ansprechpartner im Travel Management, ein FAQ, eine Infothek, Artikel im Intranet und Webtrainings zu der umfangreichen Kampagne. Weiterhin gab es Plakate, die in den Büroräumen aufgehängt, sowie Flyer die auf den Arbeitsplätzen verteilt wurden, um das Vorhaben anzukündigen.

Erfolgsfaktor 5:
Das Ende ist der Anfang – Weiterentwicklung

Agil heißt das Stichwort bei vielen Projekten. Zum einen werden Anwendungen sehr schnell fertiggestellt und bieten dann erst einmal Basis-Funktionen. Diese werden dann Schritt für Schritt erweitert. Zum anderen geben die Nutzer konstant Feedback, neue Ideen und Verbesserungsvorschläge weiter. Berücksichtigen Sie das bei der Einführung von Business Apps und kalkulieren Sie entsprechende Ressourcen ein.

Unser Best Case: Nach dem Launch von SAP Concur erhielt das Team viele Rückmeldungen durch die Nutzer. Das bisherige Feedback sah laut der Leiterin des Projektes unterschiedlich aus. Einige Funktionen waren bisher mobil noch nicht möglich (z.B. die Erstellung und Versendung des Reiseantrages per App), jedoch wird aktuell daran gearbeitet auch hier die Nutzung des vollen Funktionsumfanges zu realisieren. Es besteht außerdem die Möglichkeit weitere Apps an das SAP Concur Reisemanagement anzubinden bzw. weitere Funktionalitäten wie Risk-Messaging freizuschalten, hier braucht es aber nicht nur eine Evaluierungsphase, sondern auch eine enge Abstimmung mit dem Konzern Reisemanagement. So wird die App stetig weiterentwickelt.

Zusammenfassung: Mit gutem Beispiel voran.

Aus dem Beispiel der T-Systems Multimedia Solutions GmbH lassen sich einige Schritte ableiten, die es bei der Einführung einer individuellen Business App durchzuführen gilt. Für viele, vor allem noch am Anfang der Digitalisierung stehende, Unternehmen sind selbst erstellte bzw. individuell angepasste Business Apps Neuland.
Gerade dann fällt es schwer, alle Faktoren einer solchen Implementierung in die passende Lösung einzubeziehen. Folgende Schritte sollten daher beachtet werden, damit das Projekt „eigene Business App“ erfolgreich verläuft:

• Ist der Anwendungsfall, für den die App benötigt wird bereits klar, gilt es, die genaue Kernfunktion sowie Anforderungen festzuhalten, welche damit erfüllt werden sollen.
• Auf dieser Basis werden dann weitere Entscheidungen getroffen, wie bspw. ob eine Eigenentwicklung oder besser ein Baukastensystem das Richtige für die Umsetzung der entsprechenden Business App ist. Hier sollten natürlich die Voraussetzungen bzw. Ressourcen des Unternehmens in die Entscheidung mit einbezogen werden.
• Als nächstes geht es in die Realisierungsphase, die wahlweise von Mitarbeitern oder einem externen Anbieter durchgeführt werden kann.
• Ist die technische Umsetzung vollendet, folgt die Test- bzw. Pilotphase. Hier können Anregungen der Testpersonen implementiert und Fehler behoben werden.
• Um zu guter Letzt einen erfolgreichen Start mit vielen Zugriffen auf die Applikation zu gewährleisten, sollte auch die Kommunikation unternehmensintern nicht vernachlässigt werden. Ein vorher definierter Kommunikationsplan kann sehr hilfreich dabei sein, den durch die Implementierung einhergehenden Kulturwandel zu vollziehen. Außerdem sind Change Maßnahmen wie Schulungen und Support wichtig, um den Mitarbeitern die Angst vor dem Neuen zu nehmen.
• Eine Projektnachbereitung ist generell auch zu empfehlen, um rückblickend festzuhalten was gut oder schlecht lief und welche Verbesserungsvorschläge das nächste Mal direkt einzubringen sind.
  
  

 Carolin Krause - Kommunikation - Hanse Vision gmbh

Bei Kundenprojekten berät Carolin Krause rund um das Thema internes Projektmarketing und Kommunikation. Durch gezielte User Adoption Maßnahmen, soll bei der Umsetzung und Einführung von Business Apps in Unternehmen eine hohe Akzeptanz der Nutzer erreicht werden. Neben der Projektberatung verantwortet sie das Marketing und die Kommunikation bei der HanseVision GmbH.

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Annemarie Pannoscha - T-Systems Multimedia Solutions Gmbh

Annemarie Pannoscha studiert im Master BWL und ist Werkstudentin bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH in Dresden im Bereich Cloudcomputing und Social Collaboration. Im Rahmen ihrer Tätigkeit ist sie bei verschiedenen Digitalisierungsprojekten eingebunden und befasst sich dabei besonders mit dem Thema Business Apps. Über den Spezialisten im Bereich Technologie-einführung und Strategie- und Implementierungsprojekte Michael Rattey kam sie schließlich zum Expertenkreis Business Apps.